Hospitality & Contact Center

Giải pháp truyền thông cho khách sạn

Trong một khách sạn theo tiêu chuẩn thì có rất nhiều hệ thống khác nhau và nhiều giải pháp khác nhau cho từng hệ thống. Giải pháp chúng tôi đề xuất ở đây chỉ cơ bản là giải pháp cho phần thông tin liên lạc trong một khách sạn.
 
Về mặt hệ thống, chúng tôi chia thành 03 phần:
– Khối lễ tân là nơi Check In và Check Out khách hàng.
– Phòng khách sạn – là nơi khách hàng ở lại.
– Phòng xử lý dữ liệu: chạy tất cả các ứng dụng quản lý và các tính năng đặc thù của khách sạn.
Chức năng khối lễ tân
Tiếp nhận khách để làm thủ tục Check-In
– Làm thủ tục Check-Out , xuất bill tính tiền cho khách và thu ngân.
– Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng như dọn phòng, đặt món, thực hiện wake-up ….
Thông thường mỗi lễ tân sẽ có một ứng dụng gọi là Front Office ( FO ) cung cấp tất cả các thông tin quan trọng như:
– Thông tin khách hàng
– Trạng thái phòng
– Tập hợp các chi phí mà khách hàng đã sử dụng bao gồm ăn uống, tiền phòng, điện thoại, internet ….
– Thực hiện các dịch vụ theo nhu cầu khách hàng như đặt lịch hẹn wake-up, nhận yêu cầu dọn phòng, đem khăn hay nước nóng….
– Cho phép đóng mở các thiết bị trong phòng như máy lạnh, tivi …
Như vậy mỗi lễ tân cần máy tính chạy ứng dụng FO và điện thoại để nghe yêu cầu khách hàng cũng như nhận yêu cầu đặt phòng ….
Phòng khách sạn là nơi khách thuê để nghỉ ngơi nên trong phòng này cũng có rất nhiều thiết bị giúp khách hàng tận hưởng sử thoải mái và tiện nghi khi sử dụng dịch vụ của khách sạn.
Ngoài các dịch vụ như TV, Internet chúng tôi không đề cập đây thì phần điện thoại nội bộ chúng ta sẽ cần các điện thoại như sau:
– Điện thoại phòng khách
– Điện thoại phòng ngủ
– Điện thoại phòng tắm được thiết kế để không thấm nước và dạng treo tường.
Thông thường mỗi phòng khách chỉ nên có 1 số và các điện thoại này có thể dùng theo dạng:
– Các điện thoại được nối chung với nhau để có một số. Khi nhận cuộc gọi thì cả ba máy đều đổ chuông. Mô hình này chỉ dùng được cho analog phone và chỉ có một cuộc gọi tại một thời điểm.
– Các điện thoại sẽ được có số riêng nhưng được nhóm lại thành một số gọi là số ONS. Theo mô hình này thì chúng ta có thể dùng điện thoại kỹ thuật số, điện thoại bàn, hoặc điện thoại IP đều được và có nhiều máy sẽ gọi đồng thời.
Trên các điện thoại, chúng ta sẽ định nghĩa một số phím dịch vụ của khách sạn như:
– Báo thức tự động
– Gọi dịch vụ dọn phòng
– Cập nhật trạng thái phòng ( dùng cho bộ phận dọn phòng )
Các điện thoại loại dùng cho khách sạn, cho phép chúng ta thiết kế layout và các nút dịch vụ cho điện thoại để thiết kế theo đúng template của khách sạn đó.
Phòng xử lý dữ liệu :
Đây là trung tâm xử lý dữ liệu của hệ thống khách sạn. Trong phần này, chúng tôi trình bay phần liên quan giải pháp truyền thông cho khách sạn.
Trái tim của hệ thống quản lý khách sạn là hệ thống PMS ( Properties Management System ). Hệ thống này cho phép quản lý tất cả mọi thứ của khách sạn bao gồm cơ sở dữ liệu khách hàng, tài sản, trạng thái phòng …cũng như hàng nhập kho. Cơ bản nó là ERP của một doanh nghiệp.
Hệ thống tổng đài cần phải giao tiếp được với hệ thống PMS để cho phép PMS nhận cước từ phòng khách để gộp bill, cũng như cho phép ứng dụng FO có thể điều khiển các dịch vụ wake-up, mini bar , lock và unlock phone ….
Thông thường chúng ta sẽ thấy 03 phần là PBX, Hotel Features Server và PMS. Tùy theo loại tổng đài và tùy theo PMS cũng như tính năng khách hàng muốn sử dụng mà chúng ta sẽ có thêm Hotel Features Server hay không.

CÁC TIN BÀI KHÁC